最近同僚が辞めたこともあって、仕事の量が増えてきました。以前は月に5件から6件程度の担当案件が、ほぼ倍になりました。
月に5件程度であれば、特に手帳を使わなくても頭の中だけでタスクマネジメントはできていました。しかし、10件を超えると漏れが出そうで怖いです。また、似たような業種や業務プロセスのお客様も多く、混同するとミスに繋がります。
そこで自分なりにタスクマネジメントする仕組みを構築することにしました。使用するアプリはGoodnoteとApple標準のカレンダーとリマインダーです。
まず月初に、会社のGoogleカレンダーから管理すべきスケジュールを抜き出して時系列でGoodnoteに書き込んでいきます。あとでコメントを書き込むのでページを惜しまず余裕を持って書きます。
全体を抜き出し終わったら、準備が必要なスケジュールに蛍光ペンを引きます。例えば、ヒアリングは青、デモは黄色にしています。
次に赤ペンで各スケジュールにコメントを書いていきます。あとでどういう案件か分かるようにキーワードで簡単に書きます。その過程で自分のタスクがあればチェックボックスとそのタスクを併記します。
iPadのSplit Viewで、左に上記のGoodnote、右にカレンダーを表示します。Goodnoteの予定をカレンダーに転記します。
次に右側にリマインダーを表示します。左のGoodnoteを見ながらタスクを転記します。転記したらGoodnoteの方のチェックボックスにはチェックを入れます。
以上で1ヶ月分のタスク管理は完了です。あとはリマインダーに従って黙々とタスクをこなすだけです。カレンダーを見るといつイベントがあって、いつまでにタスクを終わらせないといけないか一目瞭然になっています。
変更や追加があった場合は、Goodnoteの当該日付の記載内容を修正、あるいは追記します。そのあとは先ほどのプロセスを繰り返してカレンダーとリマインダーを更新します。
15日になったら、翌月の予定を確認して、その段階で判明している範囲で上記をやっておきます。そうすると、翌月初の作業が楽です。
タスクマネジメントはできるだけシンプルに、継続しやすいように、習慣化しやすいようにしておくのが大事だと思います。そのためには、抜け漏れを防ぐ、最低限のセイフティネットとして考えておき、あまりギチギチに運用しないようすることが大事です。
私も運用を始めたばかりなので、これから適宜やり方を修正しながら進めていきたいと思います。またどこかでこの運用の進捗や気付きを書くようにします。
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