アナデジタルのPoCを通じて、仕事に関するプランニングとログのサイクルがようやく完成したようです。
プランニングと、それに基づいた日々の記録は、仕事の生産性を上げるためにも必要なことです。今日は、わたしがそれをどのように行っているのか、お話しします。
まずプランニングから説明しましょう。プランニングはマンスリープランニング、ウィークリープランニング、デイリープランニングと3つに別れています。
マンスリープランニングは、月末に翌月のプランを立てることです。ここで大事なことは、なんのためにプランを立てるか、という目的をはっきりさせることです。この目的が不明確だとこのサイクルは続きません。
わたしは、お客様訪問に関する重要タスクが抜け漏れなく、できるだけ前倒しに準備ができるようにすること、を目的としました。
したがって、マンスリープランニングの段階で拾う翌月のイベントはお客様の訪問やミーティングだけです。次のステップに従って進めます。
- macOSの純正メモに「年.月.日.PLAN」（2025年3月21日なら「2025.03.21.PLAN」。そうすることで、検索やリンクが楽になります）という名前のメモを1か月分作成（PLANと呼びます）
- 翌月のお客様との打合せの予定をPLANに転記（iPadのGoogleカレンダーからコピペすると楽）
- デモ、ヒアリング、ワークショップ、資料作成などの洗い出しと期限設定、タスク化、PLANへの書き出し
- PLANに書き出したタスクをGoogle ToDoリストに転記
次にウィークリープランニングです。毎週日曜日の午前中、わたしは早朝にやってしまいます。
朝やっておくと、丸一日時間があるので、プランニング中に万が一急ぎの抜け漏れがあった場合に対応できるので気が楽です。夕方やってそれが見つかると、結構パニクってしまいます。
次のステップに従って進めます。
- Googleカレンダーを見ながら、翌週のPLANを最新情報に更新
- PLAN上のタスクを最新情報に更新、Google ToDoリストを更新（ダブルチェック）
- スケジュール調整、関係者への依頼
- 戦略立案（翌週のタスクが進められるように必要な環境整備の整理）
- その次の週以降の重要イベント、タスクのチェック
デイリープランニングは毎朝早朝行います。リモートワークの時は書斎でやりますが、出勤するときはオフィスでやります。
だいたい7時にはオフィスにいますので、8時までの1時間をこのために費やします。
次のステップに従って進めます。
- macOSの純正メモに「年.月.日.LOG」（2025年3月21日なら「2025.03.21.LOG」）という名前のメモを当日分作成（LOGと呼びます）
- 当日分のPLANをLOGにコピー
- 2でコピーした以外の全ての予定をGoogleカレンダーからコピー（iPadのGoogleカレンダーからコピペすると楽）
- Google ToDoリストから当日分のタスクをLOGにコピー
最後はログです。ログは毎日記録します。
次のステップに従って進めます。
- LOGの予定の下に議事録、メモを記録（MacBook Proで行うことが多いですが、状況によってはiPadで入力したり、紙の手帳に記載してあとでスキャンすることもあります）
- 当日発生したタスクはLOGのタスクに追記
- タスクの抜け漏れチェックと期限の見直し
一日の終わりには、LOGを見直し、タスクを整理します。ここで残タスクは全てGoogle ToDoリストに転記します。
わたしのプランニングとログのサイクルは以上です。
繰り返しになりますが、このサイクルの目的は、わたしの案件や担当顧客が多いために、あくまで抜け漏れを防ぎたいということが第一です。
また、できるだけ前広に物事を進めて、将来の見通しをよくすることでストレスを減らしたい、という思いもあります。
ジャーナリングもそうですが、プランニングとログのサイクルで未来や自分の心のなかの見通しをよくすると、不安やストレスを払拭することができます。
なんとなくもやもやした毎日をお過ごしの方がいらっしゃいましたら、ジャーナリングとあわせて、こういったプランとログのサイクルを試してみてはいかがでしょうか。
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